Erfahren Sie, was Ihr Unternehmen wissen muss, wenn Kund:innen nach Ihren ESG-Daten fragen
Ein:e wichtige:r Kund:in oder Geschäftspartner:in hat sich gemeldet und möchte ESG-Daten von Ihrem Unternehmen – etwa in Form eines Fragebogens, einer Lieferant:innen-Selbstauskunft oder einer Anfrage zum CO2-Fußabdruck Ihrer Produkte. Auch das ist mittlerweile Alltag für viele österreichische KMU, unabhängig von der eigenen Betriebsgröße. Der Grund: Große Unternehmen und Konzerne müssen im Rahmen ihrer eigenen Nachhaltigkeitsberichterstattung zunehmend auch ihre Lieferkette abbilden. Diesen Datenbedarf geben sie immer öfter an ihre Zuliefer:innen und Dienstleister:innen weiter. In diesem Artikel erklären wir Ihnen, was Kund:innen konkret fragen (können), warum das passiert, was Sie tatsächlich liefern müssen – und wie Sie vorgehen, wenn Ihnen die Daten noch fehlen.
Warum fragen meine Kund:innen überhaupt nach ESG-Daten?
Größere Unternehmen und Konzerne müssen und wollen immer öfter die Nachhaltigkeitswirkung ihrer gesamten Wertschöpfungskette darstellen – nicht nur die eigene. Das betrifft insbesondere Emissionen entlang der Lieferkette (sogenannte Scope-3-Emissionen), aber auch soziale und Governance-bezogene Aspekte bei Zuliefer:innen. Auch jene Unternehmen, die bereits nach der CSRD berichtspflichtig sind, müssen Scop-3-Emissionen berichten, sofern diese im Rahmen der Wesentlichkeitsanalyse als wesentlich identifiziert wurden.
Damit ein solcher Konzernbericht vollständig ist, müssen Zuliefer:innen und Dienstleister:innen – also möglicherweise auch Sie – Auskunft geben. Das bedeutet nicht, dass Sie selbst berichtspflichtig geworden sind. Es bedeutet, dass Nachhaltigkeitsdaten zunehmend Teil der normalen Geschäftsbeziehung werden, ähnlich wie Qualitäts- oder Lieferzertifikate.
Was können Kund:innen konkret von mir wissen wollen?
Die Anfragen unterscheiden sich je nach Branche und Kund:in, folgen aber meist ähnlichen Themenfeldern:
- Emissionen & Energie: CO2-Fußabdruck Ihrer Produkte oder Dienstleistungen, Energieverbrauch, Anteil erneuerbarer Energien
- Materialien & Verpackung: Herkunft und Umweltwirkung eingesetzter Rohstoffe, Recyclingfähigkeit, Verpackungsmaterialien
- Soziale Standards: Einhaltung von Arbeitsstandards, Menschenrechten und Arbeitssicherheit in der eigenen Lieferkette
- Governance & Compliance: Vorhandensein von Verhaltenskodizes (Code of Conduct), Antikorruptionsrichtlinien, Zertifizierungen
- Nachweise & Zertifikate: Vorhandene Umwelt- oder Qualitätszertifizierungen (z. B. ISO 14001), Selbstauskünfte, Prüfsiegel
Häufig kommt die Anfrage als standardisierter Lieferant:innen-Fragebogen, manchmal über Plattformen wie EcoVadis oder ähnliche Bewertungssysteme, manchmal als einfache Excel-Vorlage direkt vom Einkauf.
Was muss ich als KMU tatsächlich berichten, wenn Kund:innen nach ESG-Daten fragen ?
Auch hier gilt: Als KMU sind Sie in der Regel nicht selbst zu einem vollständigen Nachhaltigkeitsbericht verpflichtet. Was Ihr:e Kund:in von Ihnen benötigt, ist meist ein begrenzter, klar definierter Ausschnitt an Kennzahlen – zugeschnitten auf das, was für die Berichterstattung des/der Kund:in relevant ist, nicht auf Ihr gesamtes Unternehmen.
Der freiwillige VSME-Standard (Voluntary Sustainability Reporting Standard for SMEs) wurde genau für solche Situationen geschaffen. Er begrenzt, wie viel Details größere Unternehmen von kleineren Lieferant:innen einfordern dürfen – der sogenannte Value-Chain-Cap. Das heißt: Ihr/e Kund:in darf grundsätzlich nur den im VSME vorgesehenen, reduzierten Datenumfang von Ihnen verlangen, nicht den vollständigen Berichtsstandard großer, direkt berichtspflichtiger Unternehmen.
Was tun, wenn ich diese Daten noch nicht habe?
Auch das ist völlig normal – die wenigsten KMU verfügen bereits über eine vollständige Datenbasis in Bezug Nachhaltigkeit. Entscheidend ist der Umgang damit:
- Antworten statt schweigen. Eine unbeantwortete Anfrage wirkt sich oft stärker negativ auf die Geschäftsbeziehung aus als eine ehrliche, unvollständige Antwort.
- Den tatsächlichen Umfang klären. Fragen Sie nach, ob ein vollständiger Fragebogen nötig ist oder ob ein reduzierter Kennzahlensatz (z. B. nach VSME) ausreicht.
- Vorhandene Unterlagen nutzen. Bestehende Zertifikate, Energie- und Materialdaten oder interne Richtlinien decken oft schon einen großen Teil der Anfrage ab.
- Fahrplan statt Fehlanzeige kommunizieren. Wenn einzelne Kennzahlen fehlen, ist ein konkreter Zeitplan zur Erhebung meist ausreichend, um die Geschäftsbeziehung nicht zu gefährden.
Wie erhebe ich die Daten strukturiert?
Ein bewährtes, pragmatisches Vorgehen in vier Schritten:
Schritt 1 – Anfrage einordnen: Welche konkreten Kennzahlen werden verlangt, und auf welchen Standard (VSME, EcoVadis, kundeneigener Fragebogen) bezieht sich die Anfrage?
Schritt 2 – Bestehende Daten sammeln: Energie- und Materialrechnungen, bestehende Zertifikate, interne Richtlinien und Personaldaten zusammentragen.
Schritt 3 – Lücken gezielt schließen: Fehlende Kennzahlen, etwa der produktbezogene CO2-Fußabdruck (Product Carbon Footprint, PCF), mit anerkannten, vereinfachten Berechnungsmethoden ergänzen.
Schritt 4 – Zentrale Datenbasis aufbauen: Die erhobenen Daten so dokumentieren, dass sie bei der nächsten Anfrage – ob von anderen Kund:innen, der Bank oder einer Ausschreibung – direkt wiederverwendet werden können.
Wer diese Struktur einmal aufbaut, beantwortet künftige Anfragen von Kund:innen, Banken oder Ausschreibungen in einem Bruchteil der Zeit – statt jedes Mal von vorne zu beginnen.
Kurz zusammengefasst
Kund:innen fragen ESG-Daten ab, weil sie ihre eigene Lieferkette in der Berichterstattung abbilden müssen. Typische Fragen betreffen Emissionen, Materialien, soziale Standards, Governance und vorhandene Zertifikate. Als KMU sind Sie meist nicht selbst berichtspflichtig – gefragt ist ein begrenzter, klar definierter Kennzahlensatz. Der VSME-Standard begrenzt bewusst, wie detailliert Kund:innen Daten von kleineren Lieferant:innen verlangen dürfen.
Fehlende Daten sind kein Ausschlussgrund – eine transparente, strukturierte Antwort zählt mehr als Vollständigkeit. Eine einmal aufgebaute Datenbasis spart bei künftigen Anfragen erheblich Zeit.
Nein. In der Regel reicht die Beantwortung eines begrenzten, für die Geschäftsbeziehung relevanten Kennzahlensatzes, kein vollständiger Bericht nach dem VSME-Standard.
Das kann sich negativ auf die Geschäftsbeziehung oder künftige Aufträge auswirken. Eine transparente, auch unvollständige Antwort ist in der Regel deutlich besser als Schweigen.
Nicht uneingeschränkt. Der VSME-Standard begrenzt bewusst den Umfang, den größere Unternehmen von kleineren Zulieferern einfordern dürfen. Anzumerken ist aber an dieser Stelle auch: nur weil Kund:innen nicht über den VSME-Standard hinaus Daten abfragen dürfen, heißt das noch lange nicht, dass sie es nicht tun. Sie können Sie nicht zur Herausgabe der Daten “zwingen”, im schlimmsten Fall aber sehr wohl die Geschäftsbeziehung mit Ihnen beenden.